Berikut beberapa pertanyaan dan jawaban tentang PPID KPU Kabupaten Malang serta beberapa hal terkait pengelolaan dan pelayanan informasi di KPU Kabupaten Malang.

Pemohon Informasi

Siapa yang dapat mengajukan permohonan informasi publik melalui e-PPID?

Setiap warga negara dan/atau badan hukum Indonesia sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Apakah Warga Negara Asing dapat meminta informasi melalui e-PPID?

Pada dasarnya informasi yang bersifat terbuka dan telah diumumkan dapat diakses oleh siapa saja, termasuk warga negara asing. Adapun informasi yang terbuka namun tidak diumumkan (tersedia setiap saat), maka KPU Kabupaten Malang akan menanyakan secara detail alasan permintaan tersebut.

Tata Cara Mengajukan Permohonan Informasi

Bagaimana cara mengajukan permohonan informasi melalui e-PPID KPU Kabupaten Malang?

a.    melakukan registrasi Pemohon terlebih dahulu pada aplikasi PPID KPU Kabupaten Malang melalui menu Permohonan Informasi, sub-menu Registrasi Pemohon;

b.    melengkapi kolom yang telah disediakan dan melampirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan;

c.  apabila data Pemohon sudah lengkap, Pemohon akan menerima email konfirmasi dari PPID, bahwa pemohon sudah terdaftar dan telah bisa mengajukan permohonan informasi.

Selain melalui e-PPID, adakah cara lain untuk mendapatkan informasi publik dari KPU Kabupaten Malang?

Prinsip dasarnya, informasi publik adalah hak publik. Karena itu, KPU Kabupaten Malang berupaya agar hak ini dapat dilayani dengan mudah, cepat dan dengan cara yang sederhana. Cara mendapatkan informasi publik tersebut ada dua, yaitu:

a.    melalui pengumuman atau publikasi yang dilakukan KPU Kabupaten Malang baik secara online(situs dan media sosial), offline(papan pengumuman), maupun elektronik (televisi dan radio); dan

b.     melalui permohonan informasi, baik secara langsung (tatap muka dan telepon) atau secara tidak langsung, baik melalui surat, email, fax, dan/atau melalui e-PPID.

Bagaimana mekanisme pemberian tanggapan PPID atas permohonan informasi publik melalui e-PPID?

Tanggapan atas permohonan informasi publik akan disampaikan melalui e-mail Pemohon informasi yang dipergunakan saat registrasi.

Sebelum mengajukan permohonan melalui e-PPID, apa yang perlu diperhatikan Pemohon?

a.     pastikan apakah informasi yang diminta telah diumumkan pada situs KPU Kabupaten Malang. Jika ya, maka publik dapat melihat atau mengunduhnya tanpa mengajukan permohonan;

b.       jika Pemohon memang ingin mendapatkan dalam bentuk cetak dari KPU Kabupaten Malang, biaya copy dokumen tersebut akan ditanggung Pemohon;

c.       pastikan nomor kontak (telepon/HP) atau alamat yang diberikan kepada KPU Kabupaten Malang adalah nomor kontak dan alamat yang benar.

Jika Pemohon tidak mengetahui nama dokumen, apa yang dituliskan pada kolom e-PPID tersebut?

Jika Pemohon mengetahui nama dokumen termasuk bulan dan tahunnya, mohon disampaikan atau dituliskan secara lengkap. Namun, jika pemohon tidak mengetahui, silakan disampaikan/dituliskan poin-poin informasi yang diminta. Petugas KPU Kabupaten Malang akan menghubungi pemohon untuk memastikan subjek informasi yang diminta.

Apa tujuan adanya syarat identitas diri dalam permohonan informasi?

a.       merupakan ketentuan yang diatur dalam Undang-Unang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

b.       untuk memudahkan KPU dalam mengonfirmasi atau memberikan informasi kepada Pemohon, mengingat jumlah Pemohon informasi ini cukup banyak;

c.       sebagai bahan laporan pelayanan informasi kepada Komisi Informasi;

d.       untuk melindungi kepentingan Pemohon ketika akan mengajukan keberatan atau gugatan di Komisi Informasi.

Mengapa Pemohon perlu mencantumkan alasan permohonan informasi?

Selain perintah Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Bagi KPU Kabupaten Malang, ada dua manfaat di balik pencantuman alasan pada permohonan informasi. Pertama, untuk mempermudah petugas mencarikan informasi yang diminta oleh Pemohon secara tepat. Kedua, untuk mengindentifikasi informasi apa saja yang menjadi kebutuhan publik. Dengan demikian, KPU Kabupaten Malang perlu menyajikannya dalam kemasan, format, atau gaya bahasa yang mudah dipahami dan diolah publik.

Jika informasi yang diminta sebenarnya wajib diumumkan, apakah tetap diperlukan alasan?

Untuk informasi publik yang wajib diumumkan baik secara berkala maupun serta-merta, dan telah diumumkan KPU Kabupaten Malang melalui situs KPU Kabupaten Malang, maka KPU Kabupaten Malang akan mengarahkan Pemohon agar langsung membaca atau mengunduh pada laman KPU Kabupaten Malang. Terkait hal ini tidak diperlukan alasan.

Meskipun telah diumumkan, apakah publik tetap dapat meminta informasi kepada KPU Kabupaten Malang dalam bentuk tercetak?

Ya. Pemohon informasi dapat meminta data/informasi dalam bentuk cetak(printout), meskipun telah diumumkan pada laman KPU Kabupaten Malang.

Dalam kasus di atas, apakah diperlukan alasan permohonan informasi?

Untuk semua permohonan informasi kepada PPID KPU Kabupaten Malang, diperlukan penyampaian alasan dalam rangka memenuhi amanat Undang-undang dan untuk kebutuhan KPU Kabupaten Malang sebagaimana penjelasan sebelumnya.

Jika sebuah informasi tidak disediakan pada e-PPID, apakah berarti informasi tersebut rahasia?

Jika sebuah informasi tidak tersedia pada e-PPID, terdapat beberapa penjelasan, sebagai berikut:

a.       informasi tersebut bersifat rahasia (informasi yang dikecualikan);

b.       informasi tersebut bersifat terbuka tetapi tidak wajib diumumkan;

c.    informasi tersebut termasuk klasifikasi informasi yang wajib tersedia setiap saat, sehingga tidak wajib untuk diumumkan. Meskipun tidak wajib, namun KPU Kabupaten Malang mengumumkan sebagian informasi tersebut;

d.       informasi tersebut kemungkinan masih dalam proses pendokumentasian; dan

e.       dokumen tersebut tidak berada di bawah penguasaan atau kewenangan KPU Kabupaten Malang.

Biaya dan Jadwal Pelayanan Informasi

Berapa biaya yang diperlukan untuk memperoleh informasi di PPID Kabupaten Malang?

a.       layanan informasi di PPID Kabupaten Malang tidak dipungut biaya/ gratis (dokumen akan diberikan dalam format softcopy);

b.       dalam hal terdapat biaya terkait dengan penggandaan dan pengiriman dokumen yang akan diberikan kepada Pemohon informasi, biaya tersebut dibebankan kepada Pemohon informasi.

Kapan jadwal pelayanan informasi secara langsung, baik melalui tatap muka dan telepon, atau chat massanger via whatsapp?

Setiap hari kerja, pukul 08.00 - 16.00 WIB

Klasifikasi Informasi

Bagaimana cara sederhana membedakan informasi yang wajib diumumkan berkala, wajib diumumkan serta merta dan wajib tersedia setiap saat?

a.       Informasi Berkala

Secara sederhana, jika informasi tersebut dibuat secara periodik dan terus-menerus, misalnya setiap 6 bulan sekali atau setiap satu tahun sekali, maka informasi tersebut dapat diklasifikasikan sebagai informasi yang wajib diumumkan secara berkala. Biasanya, yang termasuk ke dalam klasifikasi ini adalah informasi terkait dengan laporan-laporan.

b.       Informasi Serta Merta

Apabila informasi dibuat secara insidental untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan tertentu, maka informasi tersebut dapat diklasifikasikan sebagai informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta. Kebutuhan tertentu tersebut, bisa jadi terkait hajat hidup orang banyak, ketertiban umum atau penggunaan hak-hak sosial dan politik warga.

d.       Informasi Tersedia Setiap Saat

Informasi yang wajib tersedia setiap saat pada dasarnya terkait dengan dokumen-dokumen pendukung yang ada pada informasi berkala dan serta-merta maupun dokumen lain yang tidak memiliki relevansi mendesak untuk diketahui publik. Apabila ternyata ditemukan urgensinya, maka ia wajib diumumkan.

Ketiga kategori informasi tersebut merupakan informasi publik yang bersifat terbuka.